Eine einmalige Aufgabe mit einem Ziel, einem Zeitrahmen und mit verschiedenen Arbeitsschritten, die durchzuführen sind, um ans Ziel zu gelangen – diese Eigenschaften machen, kurz gesagt, ein Projekt aus. Doch während sich kleinere Projekte noch vergleichsweise einfach steuern lassen, benötigen große Projekte ein gutes Management.
Mit guter Steuerung zum Erfolg
Rechtsabteilungen von Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, komplexe juristische Großprojekte zu steuern. Dabei sind häufig unterschiedliche interne und externe Stakeholder aus verschiedenen Bereichen beteiligt. Zugleich gilt es, das Projekt im vorgegebenen Zeit- wie Kostenrahmen zu beenden.
Oftmals treffen interdisziplinäre Teams aufeinander, und insbesondere bei Masseansprüchen sind möglicherweise eine Vielzahl von Daten zu verarbeiten. Dann sollten neben den Vertretern verschiedener Rechtsgebiete auch Data-Analysten und Entwickler für Tech-Lösungen eingebunden werden.
In diesen Fällen ist die Organisation des Projekts entscheidend für dessen Erfolg. Sonst besteht die Gefahr, dass Projektziele, -kosten und -timing aus den Augen verloren werden und jeder Projektbeteiligte „sein eigenes Süppchen kocht“. Im schlimmsten Fall kommen Projekte vom Zielpfad ab und scheitern.
Legal Project Management hält die Fäden zusammen
Die Lösung liegt in einem effektiven Legal Project Management (LPM). Es kümmert sich um eine sinnvolle Ressourcenplanung und hält die verschiedenen Projektbeteiligten und Workstreams zusammen: Wer muss wann was wissen, und welche Kommunikationsform ist für einen effektiven Informationsaustausch am besten geeignet?
Dies gilt vor allem, wenn Abhängigkeiten der unterschiedlichen Teams bestehen – also eine Gruppe erst dann ihre Aufgaben beginnen kann, wenn eine andere ihre Punkte erledigt hat. Diese Abhängigkeiten und Auswirkungen aufeinander müssen kalkuliert werden.
Das LPM achtet darauf, dass konsequent auf die vor Beginn festgelegten Projektziele hingearbeitet und dabei die Budgetplanung eingehalten wird. Hierbei kann es aber passieren, dass sich im Projekt die Situation immer wieder ändert. Dann muss flexibel reagiert werden, auch im Hinblick auf die Auswirkungen auf das Budget, den Zeitplan und andere Stakeholder. Prozesse sind agil anzupassen, und zugleich sind die Fortschritte und eventuell neu auftretende Risiken zu kontrollieren und zu steuern.
Nichts für nebenher
Eine solche Organisation von Projekten entspricht selten der klassischen juristischen Denk- und Arbeitsweise. Projektmanagement erfordert andere Fähigkeiten als für die Lösung von Rechtsfragen. Es geht u. a. darum, Teams effektiv zu führen und proaktiv vorauszuschauen.
Klassisch ausgebildete Juristen sind daher nicht immer die besten Projektmanager. Ohnehin ist das Tagesgeschäft anspruchsvoll genug, um nicht noch nebenher größere Projekte zu managen. Daher ist anzuraten, dass die Juristen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und ein Projektmanager zentral die Steuerung des Projekts übernimmt.
Dadurch wird der Projektmanager zur Schnittstelle zwischen allen Projektbeteiligten. Der Informationsfluss ist sichergestellt, die Projektsteuerung erfolgt zielgerichtet und effizient. Aufgrund der systematischen Vorgehensweise können in Großprojekten Kosten- und Qualitätsvorteile erreicht werden.
Nützliche Tools steigern die Effizienz
Dabei empfiehlt es sich, spezielle Projektmanagement-Tools einzusetzen. Sind alle Projektbeteiligten auf einer Plattform lückenlos eingebunden, dann kann diese als zentraler Ort für die Kommunikation und Aufgabenzuteilung fungieren. Das verhindert eine unnötige E-Mail-Flut. Zudem können die Stakeholder dort auf einfache Weise laufend Einblick in den aktuellen Stand des Projekts und die Zielerreichung nehmen.
Eine kontinuierliche toolgestützte Dokumentation sorgt außerdem für Transparenz und verbessert die Projektaufsicht und -steuerung. Arbeitsschritte werden in der richtigen Reihenfolge und ohne Doppelarbeit erledigt. Über die Tools hat der Projektmanager eine wirksame Kostenkontrolle, so dass Budgets und Zeitpläne weitestgehend eingehalten werden.
