In vielen Unternehmen ist die Notwendigkeit von analytischen Abteilungen und Funktionen in den letzten Jahren stark gestiegen. Immer mehr Firmen erkennen, dass Daten und Informationen zu einem ihrer wichtigsten Vermögenswerte geworden sind. Zeitgleich sind die Zugänge für entsprechende Technologien deutlich geringer geworden. Die Anschaffungskosten sind in den vergangenen Jahren gesunken, die Betriebskosten ebenfalls. Außerdem ist es einfacher geworden, qualifiziertes Personal zu finden.
Erfolgreich sind Unternehmen aber nur, wenn sie in der Lage sind, diese Daten effektiv zu nutzen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist die Etablierung von klaren Verantwortlichkeiten und Prozessen durch Governance im Aufbau und Betrieb analytischer Abteilungen und Funktionen sowie eines entsprechenden Datenmanagements.
Gute Governance verbessert Effizienz und Effektivität von Data & Analytics
Governance bezieht sich dabei auf die Art und Weise, wie Entscheidungen aufgrund von Datenanalysen getroffen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Im Kontext von analytischen Abteilungen und Funktionen bedeutet Governance, dass in den Organisationen eine Struktur geschaffen wird, die es ermöglicht, dass Prozesse und Verantwortlichkeiten klar definiert und effektiv umgesetzt werden können. Eine gut gestaltete Governance verbessert die Effizienz und Effektivität von Analyse- und Reporting-Abteilungen deutlich.
Einer der größten Vorteile von Governance in analytischen Abteilungen und Funktionen ist die klare Definition von Verantwortlichkeiten. Wenn alle Mitarbeitende und Bereiche genau wissen, welche Aufgaben und Befugnisse sie jeweils haben und wer für welche Entscheidungen verantwortlich ist, können Aufgaben effektiver und effizienter ausgeführt werden. Somit können auch Entscheidungen schneller getroffen werden, da es weniger Verwirrung über Entscheidungsverantwortungen gibt.
Die Dreifaltigkeit zwischen Business, Inhalt und technischem Betrieb
Eine bewährte Methode ist die Trennung von Business, inhaltlichen Themen (Content) und dem technischen Betrieb. Dadurch entsteht eine eindeutige Ownership, eindeutige und rollenbezogene Verantwortung. Unternehmen stellen damit sicher, dass sich jeder Bereich auf seine Kernkompetenzen fokussiert und so in der ganzheitlichen Betrachtung die bestmöglichen Ergebnisse erzielt und die bestmöglichen Erkenntnisse aus den Datenanalysen gezogen werden.
Der Business Owner ist verantwortlich für die strategische Ausrichtung, die rechts- und finanzsichere Gestaltung des operativen Einsatzes von Hard- und Softwarelösungen sowie die fachliche, inhaltliche und technische Weiterentwicklung einschließlich der sichergestellten Einhaltung aller weiteren unternehmensweiten Governance-Richtlinien. Business Owner tragen die Gesamtverantwortung für das Risikomanagement, die Qualitätssicherung und die Einhaltung der regelmäßigen Compliance-Anforderungen.
Produkt- oder Content Owner verantworten die nutzer- und geschäftsorientierte Planung und Konzeption sowie die strategische Ausrichtung von aktuellen und zukünftigen Data- und Analytics-Produkten bzw. -Services sowie deren kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung. Des Weiteren verantworten sie die Erstellung und Priorisierung eines Arbeits-Backlogs, die Koordination der Entwicklungsschritte und tragen die Verantwortung für Test- und Abnahmeprozesse sowie die Durchführung von Releases inklusive benötigter Dokumentation, Kommunikation, Anwender:innenschulung und weiterer Change-Maßnahmen.
Der Technische Owner rundet die Aufteilung der Verantwortlichkeiten ab und sind in der Organisation für die Auswahl und die sichere Bereitstellung, den Betrieb und die Wartung einer technischen Lösung verantwortlich. Dabei beachten sie die Erforderlichkeiten, um die heutigen und zukünftigen Anforderungen in Übereinstimmung mit den allgemeinen IT-Architekturprinzipien des Unternehmens zu erfüllen. Den Technik-Ownern obliegt die Gesamtverantwortung für Sicherheit, Zugriffsrechte sowie Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutz-Vorschriften
Diese eindeutigen Zuteilungen und Verantwortlichkeiten verhindern einen Wildwuchs einzelner Fachabteilungen. Denn häufig versuchen in Unternehmen einzelne Bereiche die hier beschriebenen Aufgabenfelder bewusst oder unbewusst komplett zu übernehmen. So entstehen dann analytische Applikationen, die ohne Qualitätskontrolle betrieben werden. Es besteht das Risiko, dass Kernprinzipien wie Wartbarkeit, Datenschutz oder Ausfallsicherheit nicht mehr eingehalten werden können.
Durch die klare Trennung der Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche können Konflikte minimiert, die Effektivität und Effizienz der Teams verbessert und die Flexibilität des Unternehmens erhöht werden.
Governance Standards überwinden Daten-Silos
Eine klare Governance-Struktur ermöglicht auch eine bessere Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Funktionen. Wenn beispielsweise der Vertrieb eine Analyse oder eine neue Kennzahl benötigt, wird diese Anfrage transparent kommuniziert, priorisiert, geplant sowie schlussendlich schneller und effektiver umgesetzt. Das „Besorgen“ dieser wichtigen Informationen funktioniert schneller und ressourcenschonender.
Die wichtigste Rolle von Governance in analytischen Abteilungen und Funktionen ist die Sicherstellung einheitlicher und transparenter Prozesse und Standards. Wenn jede:r Mitarbeitende genau weiß, wie bestimmte Aufgaben ausgeführt werden sollen und welche Standards zu beachten sind, trägt dies dazu bei, die Qualität der Arbeit und die Ergebnisse insgesamt zu verbessern. Eine einheitliche Vorgehensweise führt auch dazu, dass Daten konsistent sind und somit eine solide Grundlage für Entscheidungen bieten.
Governance ist Change Management
Die beschriebenen Vorteile von Governance sollten in allen betroffenen Bereichen zu einem Um- und Neudenken führen. Auf der einen Seite werden Verantwortungen abgegeben, auf der anderen Seite sind neue Pflichten zu übernehmen. Mehr Transparenz sowie sich verändernde Arbeitsweisen können dabei auch Widerstände erzeugen. Gefühlter Bürokratie und möglichen Einschränkungen sollte mit klarer Kommunikation, Akzeptanz und Unterstützung begegnet werden.
Mit gezieltem Change Management, dem frühzeitigen Einbeziehen aller relevanten Stakeholder und der Einführung einer effektiven Governance für analytische Themen im Unternehmen lassen sich Zukunftsträume der Datennutzung realisieren.
