Digitalisierung: Fünf Schritte für eine erfolgreiche Softwareauswahl

So finden Sie den richtigen Softwarepartner für Ihre digitale Transformation.

Keyfacts

  • Die Wahl des passenden Softwarepartners ist für den Erfolg der digitalen Transformation essenziell.
  • Eine immer größere Zahl von Anbietern und die jeweils individuellen Anforderungen machen den Auswahlprozess zunehmend komplex.
  • Ein strukturiertes Vorgehen in fünf bewährten Schritten führt zum Ziel.
Kaveh Taghizadeh
  • Partner Consulting
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Die digitale Transformation zielt darauf ab, softwaregestützt den Reifegrad von Unternehmensfunktionen dauerhaft zu erhöhen und Effizienzen zu schaffen, die sich zum Beispiel als direkte Kosteneinsparungen, Zeitgewinne oder erhöhten Umsatz widerspiegeln.

Digitalisierung braucht geeignete Software

Ein wesentlicher Schritt in so gut wie jeder digitalen Transformation ist die Auswahl eines geeigneten Softwarepartners. Er soll mittelfristig den Business Case zur Transformation verwirklichen und langfristig die Unternehmensvision und -strategie unterstützen.

Allerdings wird die Auswahl des passenden Partners angesichts einer steigenden Zahl von Anbietern und von Produkten zunehmend komplexer. Außerdem sind an dem Auswahlprozess in der Regel Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen beteiligt, und die Auswahl erfordert Prozess- sowie Softwareexpertise und Einblick in das Marktgeschehen. Wie findet man da den geeigneten Partner und die passende Software?

Softwareauswahl: In fünf Schritten zum optimalen Anbieter

Es empfiehlt sich, strukturiert in fünf bewährten Schritten vorzugehen:

  1. Bestimmung des Ist-Reifegrads und Definition des Zielreifegrads
  2. Identifikation potenzieller Softwareanbieter
  3. Eingrenzung der Anbieter
  4. Analyse und Bewertung
  5. Finale Auswahlentscheidung

Ausgehend von der Reifegradbestimmung wird ein Anforderungsprofil an die Softwareanbieter aufgestellt. Hiermit lässt sich anschließend die Zahl der identifizierten Anbieter sukzessive minimieren und letztlich ein finaler Anbieter ermitteln. Im Folgenden beschreibe ich die Schritte genauer.

Bestimmung des Ist-Reifegrads und Definition des Zielreifegrads

Die Grundlage für eine zielgerichtete Softwareauswahl liegt darin, den derzeitigen Reifegrad der betreffenden Unternehmensfunktionen zu bestimmen und den gewünschten Zielreifegrad zu definieren, anknüpfend an die Unternehmensstrategie und -vision.

Der Ist-Reifegrad zeigt Schwachstellen und Optimierungspotenziale auf, aus denen sich der angestrebte Reifegrad und die Zielprozesse entwickeln lassen – typischerweise zusammen mit einem Business Case, der den ökonomischen Vorteil der Transformation aufzeigt. Auf dieser Basis können Sie nun ein Anforderungsprofil zur Identifikation potenzieller Softwareanbieter erstellen.

Identifikation potenzieller Softwareanbieter

Der Schlüssel liegt darin, die richtige Technologie für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu finden. Entscheidend ist hierbei die richtige Mischung aus funktionalen und nicht-funktionalen Fähigkeiten, die Ihren Zielreifegrad unterstützen.

Dabei ist zwischen verschiedenen Arten der Software zu differenzieren. Mit einer so genannten Commercial Off-the-shelf (COTS) Software – eine kommerziell ab Lager lieferbare Software – können Unternehmen agil und flexibel reagieren und in kurzer Zeit eine fertige und erprobte Software implementieren. Eine andere, weit verbreitete Ausführung besteht in einer Lösung, bei der eine COTS-Software individuell angepasst wird. Die größtmögliche Individualität bietet eine exklusive Software, die von der Basis bis zum letzten Prozessschritt völlig individuell konzipiert und programmiert ist.

Eingrenzung der Anbieter

Wurde eine Reihe von denkbaren Partnern ermittelt, gilt es, diese Menge schrittweise zu reduzieren. Hierbei helfen Anwendungsfälle, anhand derer Sie die spezifischen Kompetenzen der Softwareanbieter überprüfen können.

Die Use Cases sollten praxisrelevante Prozessszenarien und operative Aufgaben abbilden, die zur Erreichung des Zielreifegrads notwendig sind. Anwendungsfälle, die einen zentralen und essenziellen Prozess darstellen, können als ein K.o.-Kriterium bei der Eingrenzung von potenziellen Softwarepartnern dienen, neben weiteren K.o.-Kriterien wie z. B. einer internationalen Verfügbarkeit der Anbieter. Bei Nichterfüllung scheiden Anbieter aus.

Darüber hinaus erhalten in der Regel die Kosten großes Gewicht bei der Bewertung. Daher sollten die Kostenstruktur und Kostenarten der Anbieter genau beleuchtet werden.

Analyse und Bewertung

Kein Unternehmen der Welt gleicht einem anderen. Daher ist der Prozess zur Softwareauswahl zwingend individuell zu gestalten, insbesondere im Hinblick auf die Gewichtung und Definition der Bewertungs­schwerpunkte. Dazu wird typischerweise eine Score Card erstellt, mit beispielsweise den folgenden Kriterien:

Sodann kann auf Basis der Score Card ein umfangreicher Request for Proposal (RFP) mit einem konkreten komplexen Beschaffungsfall entwickelt werden, um die Anbieter miteinander zu vergleichen. Am Ende des Auswahlprozesses bleibt schließlich ein finaler Anbieter übrig.

Finale Auswahlentscheidung

Der Auswahlprozess sollte sich an dem Ziel orientieren, die größtmögliche Schnittmenge der spezifischen Unternehmensan­forderungen mit den Leistungen der Anbieter zu finden. Dies ist wichtiger, als das Produkt mit den besten Bewertungen von Marktforschungsinstituten oder mit möglichst breit aufgestellten Optionsmöglichkeiten zu wählen.

Somit hat der final gewählte Partner nicht zwingend die beste Software, sondern sein Angebot deckt die definierten Anforderungen am idealsten ab. Zugleich bleibt mit ihm der finanzielle Aufwand so gering wie möglich.

Nicht zu vergessen ist außerdem: Bereits in der Anbieterauswahl sollten auch die mit der Implementierung der Software verbundenen Voraussetzungen – also z.B. IT-Anforderungen und die damit verbundenen Sicherheitsanforderungen – berücksichtigt werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass relevante Erfordernisse verfehlt werden bzw. Kosten ausufern. Dies gilt ebenso für die Integration der neuen Software in die bestehende Systemlandschaft.

Mit dem beschriebenen Verfahren lässt sich eine effiziente und zielgerichtete Auswahl des passenden Softwarepartners treffen – ein entscheidender Schritt für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Kaveh Taghizadeh
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