Die 4 großen Ds – Deglobalisierung, Dekarbonisierung, demographische Entwicklung und Digitalisierung – zeigen, wie sehr Unternehmen und deren Führungskräfte derzeit zunehmendem Transformationsdruck ausgesetzt sind. Wer Prozesse, Abläufe, Projekte und das Projektmanagement in der Firma nicht an neue Entwicklungen anpasst, läuft Gefahr, den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren. Hinzu kommt, dass die Prozesse während des laufenden Tagesgeschäfts in der Organisation angepasst werden müssen. Das erhöht den Druck aufs Management und sorgt für eine zusätzliche Aufgabenfülle bei knappen Ressourcen.

Projekte auslagern, Rücken frei fürs Tagesgeschäft

Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie ihr Projektmanagement optimal ausgestalten sollten, um Projekte und Programme so abarbeiten können, dass auf der einen Seite das Tagesgeschäft in der Organisation nicht vernachlässigt wird und auf der anderen Seite die nötigen Transformationsprojekte unter Einbindung aller Stakeholder vorangetrieben werden. Wem dieser Spagat gelingen möchte, muss seine Projekte und die Projektarbeit professionalisieren und sogenannte Project Management Offices (PMO) einbinden. Großer Vorteil: In einem Project Management Office kümmert sich ein Project-Team gezielt um das Projektmanagement und die Umsetzung und den Erfolg eines Projekts und hält dem Management den Rücken und Ressourcen für das Tagesgeschäft frei.

Project Management Office arbeitet eng mit der Führungsriege zusammen

Ich bin überzeugt davon, dass PMOs mit ihrem Project-Know-how vielen Unternehmen und Projektleitern dabei helfen können, ihre Projekte strukturierter anzugehen, Ressourcen zu schonen und letztlich erfolgreich umzusetzen. Die Mitarbeitenden für ein Project Management Office und die Projektleiter sollten sorgfältig und bereichsübergreifend zusammengestellt werden. Sie arbeiten schwerpunktmäßig an dem Projekt, beispielsweise der Einführung von SAP S4/HANA. Und sie arbeiten eng mit den Führungskräften zusammen, berichten regelmäßig über Fortschritte, Lessons Learned, Best Practices  und aktuelle Herausforderungen im Projektmanagement. Ein gutes Projektbüro sollte in meinen Augen immer den Anspruch haben, zum Sparringspartner der Geschäftsführung zu werden.

Feste Strukturen können auch für künftige Projekte genutzt werden

Unternehmen und Organisationen sollten auch darüber nachdenken, dauerhaft ein Project Management Office einzurichten, mit wichtigen Aufgaben zu betrauen und nicht nur für einzelne Vorhaben einen Projektmanager auszuwählen. In einem Projektbüro können Strukturen und Soft Skills aufgebaut und Arbeitsweisen eingeführt werden, die auch bei unterschiedlichen Projekten immer gleich sind. Außerdem kann ein gutes PMO-Team gemeinsam mit dem Projektmanager Tools definieren, auf die man auch nach dem Kick-Off-Meeting immer wieder zurückgreifen kann und welche auch laufende Projekte und die strategische Planung unterstützen können. Durch die feste Verankerung eines Project Management Offices im Unternehmen wird auch dessen Akzeptanz bei allen Stakeholdern gesteigert.

Hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz sind wichtig

Ein ebenfalls wichtiger Punkt ist die Personalzusammensetzung im Projekt-Büro des Unternehmens. Grundsätzlich sollten die Mitarbeiter:innen über hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz verfügen. Denn während der Hochphasen eines Projekts muss viel kommuniziert und Überzeugungsarbeit im gesamten Unternehmen und oft auch beim Management geleistet werden. Und PMO-Mitarbeitende sollten natürlich mit dem Gegenstand eines Projekts vertraut sein. Neben absoluten Themen-Expert:innen kann es aber auch sinnvoll sein, Kolleg:innen ins Boot zu holen, schon bim Kick-Off oder später, die nicht so tief im Thema stecken. Sie können neue Impulse und bisher unbekannte Sichtweisen einbringen. Am Ende eines Projekts sollten die Mitarbeitenden im Project Management Office regelmäßig auch ausgetauscht werden. Erholungsphasen nach großen Transformationsprojekten sind wichtig.

Klare Ziele festlegen und Projekte transparent auswerten

Funktionieren die Projektbüros, können sie zum Motor werden, deren Portfolios Projekte im Unternehmen entscheidend voranbringen. Dazu sollte man vor Beginn einer neuen Maßnahme gemeinsam mit dem Projektteam klar definieren, was erreicht werden soll und wie diese KPIs gemessen werden. Am Ende sollten eine transparente Auswertung und Evaluation der einzelnen Projekte im gesamten Unternehmen stehen. Sie sind die Basis für die weitere erfolgreiche Arbeit eines PMOs. Ich denke, das Project Management Office hat eine hohe Bedeutung für die Projektsteuerung in Unternehmen und ist in der Lage, frühzeitig Risiken zu erkennen, Gegenmaßnahmen vorzuschlagen und operative Unterstützung zu leisten. Die Kosten für ein angemessenes Project Management Office und dessen Mitarbeiter betragen etwa fünf bis 15 Prozent der gesamten Projektkosten und sind gut investiertes Geld für eine erfolgreiche Projektplanung und die zukünftige strategische Ausrichtung des Unternehmens.