Viele Unternehmen in Deutschland planen aktuell die Umstellung ihres ERP-Systems von SAP R/3 oder ECC auf S/4HANA – ein komplexer, herausfordernder Prozess, der fast jeden Bereich eines Unternehmens berührt.
Eine entscheidende Rolle auf dem Weg dorthin kann das Project Management Office (PMO) spielen. Es bildet die zentrale Instanz in der Organisation, um die Digitalstrategie umzusetzen und das Unternehmen in den Veränderungsprozessen zu begleiten.
Das Project Management Office als Förderer von Agilität
Dabei durchläuft das PMO mitunter selbst einen Wandel: vom rein administrativen Unterstützer in Projekten und Programmen zum Motor für den digitalen Wandel und Wissensträger für die Etablierung von agilen Methoden und Modellen wie Scrum, Large Scale Scrum (LeSS) oder dem Scaled Agile Framework (SAFe).
Die Implementierung von SAP S/4 HANA bietet als strategisches Digitalisierungsprojekt eine hervorragende Gelegenheit, das PMO in dieser Rolle zu etablieren. Im Idealfall ist die S/4-Umstellung mehr als eine Aufgabe rein technischer Migration: Die Einführung der neuen zentralen ERP-Plattform wird als Chance genutzt, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren.
Hier kann das PMO die Organisation bedarfsgerecht unterstützen, insbesondere im Hinblick auf die genannten agilen Methoden. Diese lassen sich in etablierten Unternehmen oftmals nicht mit der benötigten Geschwindigkeit und Konsequenz einführen. Der geforderten Flexibilität und Dynamik stehen mitunter die gewachsenen Strukturen und Prozessen einer Linienorganisation gegenüber. Auch bestehende regulatorische Einschränkungen können in Widerspruch zu neuen agilen Methoden stehen.
Mitarbeiter schulen, Vertrauen stärken
Eine Änderung der Unternehmensstrategie kann außerdem dazu führen, dass Mitarbeiter sich überfordert fühlen. Die Sorge, mit dem Wandel nicht Schritt halten zu können, führt dann schnell von Aufbruchsstimmung zu Frustration und Resignation.
Hier nimmt das PMO eine entscheidende Rolle ein. Es begleitet nicht nur das Management des Projektportfolios, sondern die Organisation als ganze auf ihrem Weg durch die digitale Transformation. Das Projektmanagement der PMO bezieht sich damit auch auf die verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Unternehmens, welche es innerhalb der strategischen Planung zu berücksichtigen gilt.
Zum einen schult das PMO Mitarbeiter in agilen Methoden und Prozessen. Change Management ist dabei entscheidend, um die dahinter liegende Mentalität in der Organisation zu verankern. Das PMO schafft so das Wissen und den Rahmen, damit crossfunktionale Teams mit unterschiedlichem Erfahrungsgrad optimal zusammenarbeiten können. Dadurch gelingt es diesen, Projekte in einem agilen Umfeld, losgelöst von etablierten Strukturen zu realisieren.
Zum anderen kann ein PMO als Business-Partner für Führungskräfte wertvolle Impulse geben, um das Vertrauen in eigenständig operierende Teams zu stärken.
Nachhaltig neue Strukturen schaffen
Voraussetzung hierfür ist, das PMO zentral im Unternehmen zu installieren. Denn zu seinen wesentlichen Aufgaben gehört – neben der Konsolidierung sämtlicher Projekte – die übergreifende Koordination und Planung von Ressourcen. Das PMO fokussiert sein Handeln dabei stets darauf, die Projekte nach ihrem strategischen Nutzen für das Unternehmen zu bewerten und zu priorisieren.
Hinzu kommt: Die im Rahmen des S/4HANA-Projekts aufgebauten PMO-Strukturen und -Prozesse können später auf andere Bereiche angewendet werden. Sie liefern somit einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen – sowohl für neue als auch laufende Projekte.
Auch das PMO selbst wird digitalisiert
Es gibt bereits eine Vielzahl von cloudbasierten Tools, die plattformübergreifend eine Steuerung von Projekten ermöglichen. Sie bieten den Stakeholdern zudem umfassende Business-Intelligence-Lösungen, um jederzeit und gerätunabhängig auf alle relevanten Daten und KPIs in Echtzeit zugreifen zu können.
Auch die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) wird in den kommenden Jahren eine immer bedeutendere Rolle im Projektmanagement spielen. KI wird einer aktuellen Gartner-Studie zufolge schon im Jahr 2030 rund 80 Prozent der administrativen Projektmanagement-Tätigkeiten übernehmen, z. B. das Erfassen von Aktivitäten oder das Pflegen des Projektstatus. Dadurch rückt für das PMO die Projektverwaltung in den Hintergrund. Es kann sich somit auf die wesentlichen inhaltlichen Aspekte für die Projektsteuerung in einem agilen Umfeld konzentrieren.
Fünf Gründe, warum das PMO das Herz der digitalen Transformation darstellt
- Es schafft in einem dynamischen Projektumfeld die benötigte Transparenz über alle Projekte und verfügbaren Ressourcen im Unternehmen.
- Es liefert die Plattform, um Projekte nach ihrem strategischen Nutzen zu priorisieren.
- Es stellt Methoden, Tools und das benötigte Know-how für die Umsetzung der digitalen Transformation bereit.
- Es schafft Rahmenbedingungen für eine agile Umsetzung von Projekten in Organisationen.
- Es ermutigt Teams, ihre Ziele und Prozesse regelmäßig zu valideren und zu verbessern.
