Ob bei der Zusammenarbeit im Büroalltag oder beim IT-Betriebsmanagement: Prozesse mithilfe von Cloud-Software zu optimieren wird in Unternehmen immer beliebter.
Völlig zu Recht. Die Programme werden von Spezialisten entwickelt und betrieben, sodass Unternehmen unmittelbaren Zugriff auf die besten am Markt verfügbaren Lösungen haben. Das Ergebnis: hohe Produktivität und Effizienz.
Indem Cloud-Anwendungen Routineaufgaben übernehmen, schaffen sie zudem kreative Freiräume für Angestellte – und erhöhen so die Innovationskraft, wie unser aktuelles Whitepaper „Vom Plus zum Muss“ ausführt.
Doch insbesondere bei den Kosten der neuen Technologien ergeben sich Besonderheiten, die nicht selten zu spät erkannt werden. Zwei Punkte, die Unternehmen beachten sollten:
Punkt 1: Von Anfang an die Gesamtausgaben betrachten
Betriebskosten und Investitionsausgaben: Diese beiden Ausgabenarten – auch „operational expenditure (Opex)“ und „capital expenditure (Capex)“ genannt – werden bei der Einführung von Cloud-Lösungen oft getrennt behandelt.
Die IT-Abteilung behält vor allem die Betriebskosten im Blick, also die Ausgaben für die unternehmensweite Implementierung der Software. Die Lizenzkosten und der finanzielle Aufwand für Infrastruktur und Wartung werden als Investitionsausgaben primär von der Finanzabteilung überwacht. Diese Praxis kann dazu führen, dass der tatsächliche Preis für die Nutzung von Cloud-Anwendungen deutlich unterschätzt wird.
Gerade die Investitionsausgaben summieren sich schnell auf. Lizenzgebühren sind nämlich für alle Mitarbeitenden zu entrichten, die die Cloud-Software verwenden. Zusammen mit den Kosten für die Einführung, die Wartung und die eventuelle Anpassung der Programme können so bei großen Unternehmen durchaus zweistellige Millionenbeträge zusammenkommen.
Um in dieser Hinsicht Überraschungen zu vermeiden, ist es entscheidend, von Anfang an die Gesamtkosten (im Fachjargon: „total cost of ownership“) der Cloud-Anwendungen zu betrachten.
Punkt 2: Eine Plattform-Strategie entwickeln
Kaum jemand schafft einen Sportwagen an, um damit Supermarkt-Einkäufe zu erledigen. Bei der Nutzung von Cloud-Anwendungen gehen Organisationen aber häufig unwillentlich nach diesem Prinzip vor.
Viele Unternehmen erwerben ein Rundum-Software-Paket, nutzen aber nur einen Bruchteil der Funktionen. Die Folge sind nicht notwendige Kosten. Dagegen hilft, eine Plattform-Strategie aufzustellen. Das Management sollte sich also überlegen, auf welche Cloud-Software-Anbieter es in welcher Hinsicht setzen will.
Dabei bieten sich zwei Ansätze der Strukturierung an: entlang der Wertschöpfungskette oder nach Fähigkeiten. Bei ersterer Herangehensweise verwendet etwa die Personalabteilung die Produkte eines Anbieters, der sich auf HR-Anwendungen spezialisiert hat. Unterdessen nutzen beispielsweise Marketing und Vertrieb zur Gestaltung des Kundenerlebnisses das Softwarepaket eines anderen Anbieters.
Beim zweiten Ansatz identifiziert das Management die Fertigkeiten, die über die Abteilungen hinweg im Arbeitsalltag zentral sind, und sucht nach jeweils passenden Cloud-Software-Anbietern. Für die Kundenbetreuung werden dann etwa die Programme eines Herstellers eingesetzt, während sich für die Datenanalyse die Anwendungen eines anderen Herstellers als besser geeignet herausstellen.
Mit beiden Strategien stellen Unternehmen sicher, dass sie das Potenzial ihrer Cloud-Programme kosteneffizient ausschöpfen.
Fazit
Wenn Unternehmen Cloud-Software verwenden, entstehen dabei nicht selten relativ hohe Kosten und Ineffizienzen.
Doch mit dem richtigen Berechnungsansatz und einer passenden Plattform-Strategie können Organisationen umfassend von der neuen Technologie profitieren.
Was es bei der Implementation von Cloud-Software noch zu beachten gilt, lesen Sie in unserem Whitepaper „Vom Plus zum Muss“.
