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KI in Steuerabteilungen: Mythen, Maßnahmen und Technologieausblick

Erfahren Sie, wie moderne Steuerabteilungen aussehen und welche KI-Mythen veraltet sind.

22.01.2025 | ca. 7 Minuten Lesezeit

Während Abteilungen wie Controlling, Accounting und Treasury vielerorts bereits von datenbasierten Prognosen und Machine Learning profitieren, bilden Steuerabteilungen laut aktueller KPMG-Studie „KPMG global AI in Finance report“ oft das Schlusslicht . Nur ein Drittel der Unternehmen wagt hier Pilotprojekte – verglichen mit zwei Dritteln in anderen Finanzabteilungen. Die Ergebnisse zeigen klar: Wer jetzt nicht aufholt, setzt wertvolle Effizienzvorteile aufs Spiel.

Gleichzeitig hat sich die technologische Ausgangslage stark verändert. Seit Ende 2022 ermöglicht generative KI den automatisierten Umgang mit unstrukturierten Daten wie BMF-Schreiben, Steuerbescheiden, Richtlinien oder Verträgen. Damit eröffnen sich völlig neue Chancen, die bislang jenseits klassischer Machine-Learning-Verfahren lagen. Steuerabteilungen können so ihre Prozesse beschleunigen und Ressourcen neu verteilen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) in Steuerabteilungen konkret gestalten lässt, welche fünf Mythen über den Einsatz von KI veraltet sind und welche Maßnahmen jetzt für einen erfolgreichen Start notwendig sind.

Robert Regendantz

Partner, Tax

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Mythos 1: „KI ist nicht so gut wie ich.“

Manche Mitarbeitenden glauben, KI müsse jeden komplexen Spezialfall des Steuerrechts vollkommen lösen, bevor sie in der Praxis eingesetzt werden kann.

Realität: KI-Systeme müssen nicht jeden steuerlichen Sonderfall beherrschen. Entscheidender ist, dass sie bereits heute viele wiederkehrende Routineaufgaben übernehmen, und schnell erste Entwürfe liefern. Mit jedem Schritt entlasten die KI-Assistenten die Mitarbeitenden und ermöglichen so eine Zeitersparnis.

Mythos 2: „KI hilft nur bei steuerlicher Würdigung“

Oft schwebt den Fachkräften ein Szenario vor, in dem eine KI ausschließlich die steuerliche Würdigung komplexer Sachverhalte übernimmt.

Realität: Die Möglichkeiten gehen weit darüber hinaus. Ob Steuerbescheide auslesen, Verträge nach rechtlichen Vorgaben prüfen, wiederkehrende Anfragen automatisiert beantworten oder Spezialwissen verfügbar machen – KI verhält sich wie ein multifunktionales Werkzeug. KI-Assistenten beschleunigen Arbeitsprozesse und stellen Spezialwissen in breiter Form zur Verfügung, sodass Mitarbeitende davon profitieren, ohne jedes Mal manuell recherchieren zu müssen.

Mythos 3: „Ohne großes Datenmanagement-Projekt, kann eine KI nicht eingesetzt werden“

Viele glauben, dass ein Einsatz von KI in Steuerabteilungen erst sinnvoll ist, wenn sämtliche steuerrelevanten Dokumente aufwendig in eine Datenplattform integriert worden sind.

Realität: Zwar ist Datenqualität ein Grundpfeiler des erfolgreichen Einsatzes von KI, doch lautet das Erfolgsrezept „Use case first“. Das heißt, Sie starten mit einem klar definierten Anwendungsfall und bauen dafür einen fokussierten Datenpool auf. Statt eine umfassende Pauschallösung zu entwerfen, definieren Steuerabteilungen spezifische Use Cases mit passendem Datenbestand. So erproben sie den Nutzen in Rekordzeit, ohne Jahre in vorbereitende Großprojekte zu investieren.

Mythos 4: „KI ersetzt alle bisherigen Technologien“

Die Annahme, dass KI vielseitige Lösungen für jegliche Anforderungen liefert und alle Technologien verdrängt, erscheint attraktiv, wird jedoch der Realität nicht gerecht.

Realität: KI sollte als wichtiges Puzzleteil bestehende Tools ergänzen, anstatt sie vollständig zu verdrängen. Workflows, Tax Engines, Dokumentenmanagementsysteme oder Tax-Compliance-Lösungen behalten ihren Wert – zumal viele Prozesse bereits ohne KI effizient automatisiert sind. Wenn eine vorhandene Technologie bewährte Ergebnisse liefert, besteht kein Grund, zwanghaft auf KI umzustellen. Vielmehr entfaltet KI ihre wahre Stärke genau dort, wo klassische Lösungen an Grenzen stoßen. Wer hingegen auf eine isolierte „KI-Insel“ setzt, riskiert nicht nur, wertvolle Synergieeffekte zu verschenken, sondern investiert womöglich auch in ungeeignete Lösungen – und gefährdet damit mittel- bis langfristig die gesamte KI-Initiative.

Mythos 5: „Alle Mitarbeitenden müssen KI- und Prompting-Expert:innen werden“

Beim Umgang mit KI-Lösungen wie ChatGPT kann der Eindruck entstehen, jede Fachkraft benötige tiefgreifendes Prompting-Wissen, um die besten Antworten zu erhalten.

Realität: Moderne KI-Agenten lassen sich bereits so gestalten, dass Anwenderinnen und Anwender ohne spezielle Schulung hilfreiche Antworten erhalten. Gleichzeitig läuft KI in Business Process Automation Fällen unbemerkt im Hintergrund, etwa beim Erstellen von Verrechnungspreisdokumentationen. In der Folge verringert sich der Schulungsaufwand massiv: Einfache, prozessintegrierte Oberflächen und eine zentrale Plattform sorgen dafür, dass Anwendende ohne KI-Expertise auf zuverlässige Ergebnisse bauen können. Dennoch kann es für ein tieferes Verständnis und den Abbau von Hemmschwellen sinnvoll sein, wenn Mitarbeitende aktiv erste Erfahrungen mit KI- und Prompting-Techniken sammeln. Wer begreift, wie KI-Anwendungen funktionieren, nutzt sie gezielter und kann potenzielle Anwendungsfälle erkennen.

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Fünf Tipps für den erfolgreichen KI-Einsatz

  1. Mitarbeitende befähigen: Führen Sie Workshops durch, die echte Anwendungsfälle zeigen und so die Angst vor der neuen Technologie nehmen. Zeigen Sie, wie KI den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden niedrigschwellige Angebote – zum Beispiel Online-Learning-Module – an, um sich effektiv weiterzubilden.
  2. Use Cases definieren: Erstellen Sie eine Übersicht aller Prozesse und clustern Sie diese in ihre Teilaufgaben nach Komplexität und Häufigkeit. Identifizieren Sie die Bereiche, in denen KI große Hebelwirkung besitzt – etwa bei manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten mit wenig Komplexität und geringem Risiko.
  3. Strategie- und Implementierungsplan erarbeiten: Analysieren Sie den Ist-Zustand zu den Themen Technologie und Kompetenzen. Entscheiden Sie, welche Use Cases Sie intern entwickeln und welche Lösungen Sie extern beschaffen. Ergänzen Sie diesen Ansatz durch einen klaren Change- und Kommunikationsplan, der vor allem die Mitarbeitenden Ihrer Steuerabteilung in den Mittelpunkt stellt, aber auch relevante Stakeholder wie Betriebsrat und IT frühzeitig einbindet. So lassen sich Widerstände abbauen und das Fundament für eine erfolgreiche KI-Einführung schaffen.
  4. Governance und Organisation aufbauen: Gründen Sie ein zentrales Center of Excellence mit KI-Champions und Pilotgruppen, die neue Anwendungsfälle steuern und koordinieren. Definieren Sie klare Prozesse, um neue KI-Ideen zu melden, Risiken zu minimieren und den Know-how-Transfer sicherzustellen.
  5. Budget einplanen: Investitionen in KI lohnen sich nur, wenn sie konsequent getätigt werden. Planen Sie neben den technischen Implementierungskosten auch Gelder für Schulungen oder das Aufsetzen neuer KI-Agenten ein.

Technologieausblick 2025: KI-Agenten und Plattformgedanke

Im vergangenen Jahr kam der Durchbruch von Chatbot-Lösungen, die wie ChatGPT darauf setzen, dass User:innen Fragen stellen und Antworten erhalten. KI-Agenten stellen jetzt eine neue Evolutionsstufe dar. Diese Agenten übernehmen selbstständig komplexere Aufgaben, indem sie diese in Teilprozesse zerlegen, automatisch ausführen und das Ergebnis als Gesamtpaket zurückgeben. In Steuerabteilungen könnte das beispielsweise so aussehen: Ein KI-Agent recherchiert zu einem bestimmten Betriebsprüfungsthema eigenständig die Rechtsprechung, verfasst anschließend ein Gutachten, überprüft es und überarbeitet es abschließend eigenständig.

Hinter diesem Ansatz steckt weit mehr als eine einfache Dialogmaschine: Durch die Kombination von KI mit weiteren Technologien, etwa mit einem zentralen Zugriff auf das gesamte Spektrum der  generativen AI-Lösungen, lassen sich Datenquellen verschiedener Arten nutzen und so die Synergieeffekte maximieren. Gleichzeitig sollte der Fokus größten Wert auf Transparenz und Rückverfolgbarkeit in puncto Sicherheit beim Einsatz von KI legen: Jede Aktion und jede verwendete Quelle wird dokumentiert, damit Steuerabteilungen exakt nachvollziehen können, wie ein Ergebnis zustande kam und welchem Pfad die KI folgte.

Fazit

Die Zeit der KI-Spielwiesen ist vorbei: Steuerabteilungen können KI längst produktiv einsetzen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und die Kompetenzen des Teams zu stärken. Der technologische Fortschritt ermöglicht es, KI gezielt und strukturiert einzubinden – mit datensicheren Konzepten und einem klaren Change-Management-Plan. Blicken Sie dabei nicht nur auf einfache Chatbot-Szenarien, sondern auf agentenbasierte Lösungen, die völlig neue KI-Potenziale ermöglichen.

Wer jetzt zögert, läuft Gefahr, anderen Finanzabteilungen hinterherzuhinken. Nutzen Sie die Chance, wertvolle Ressourcen für strategische Aufgaben freizusetzen, Prozesse zu beschleunigen und die Compliance-Sicherheit zu steigern.

Haben Sie Fragen? Sprechen Sie mich gerne an.

Robert Regendantz

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