Wie agil arbeitet die öffentliche Verwaltung? Und wie agil sollte sie arbeiten? Darüber spricht Ronald Koß, KPMG-Experte für den öffentlichen Sektor, im Interview mit Michael Münzberg.
Münzberg hat Großvorhaben des Bundes mit agilen Methoden umgesetzt und unter anderem im Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) ein Projektmanagement Office (PMO) aufgebaut. Im ITZBund ist Münzberg Arbeitsbereichsleiter für die Multiprojektsteuerung. Er ist überzeugt, dass viele Behörden bereits erkannt hätten, wie wichtige agile Methoden für den Arbeitsalltag sind.
Welche Erfahrungen haben Sie bei Ihrer Projekteinführung gemacht?
Als wir 2018 vor der Herausforderung standen, in meinem Arbeitsbereich ein internes Projekt Management Office (PMO) für die Aufgaben der Betriebskonsolidierung Bund im ITZBund aufzubauen, habe ich mich dazu entschieden, diesen Aufbau mit agilen Methoden zu bewältigen. Denn das direkte Projektumfeld befand sich im laufenden Wandel und während des eigenen organisatorischen Aufbaus mussten wir uns mit einer geringen Anzahl von Mitarbeiter:innen an die laufenden Änderungen des Projektes anpassen. Vier Jahre später kann ich sagen, dass dies die richtige Entscheidung war und wir heute über eine starke und stabile Multiprojektsteuerung verfügen. Das hat uns die Flexibilität gebracht, die wir auch heute noch im alltäglichen Geschäft brauchen und nutzen.
Die Verwaltung hat den Ruf sehr träge und überbürokratisiert zu sein, wodurch die Frage naheliegt, inwiefern Agilität überhaupt zu den Strukturen des öffentlichen Sektors passt?
Natürlich werden noch immer viele Projekte in der Verwaltung anhand von starren Projektvorgehen durchgeführt. Die langen Planungs- und Konzeptionsphasen bewirken, dass nur schwer nachgesteuert werden kann, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, etwa politische Entwicklungen. In der aktuellen Transformation zur Digitalisierung ist der öffentliche Sektor nahezu verpflichtet, sich mit agilen Methoden auseinanderzusetzen. Durch deren Vorteile und Flexibilität wird es der Verwaltung erst möglich, dem notwendigen Fortschritt nachzukommen. Zusätzlich befinden wir uns in einer Zeit des Fachkräftemangels, in der professionelle Agilität gerade für die jüngere Generation ein immer wichtigeres Kriterium bei der Arbeitgeberwahl ist. Die Behörde kann und muss ihre Attraktivität als Arbeitgeber:in steigern und da können agile Projektmanagement-Methoden einen deutlichen Mehrwert schaffen.
Michael Münzberg, Experte für agiles Arbeiten in Behörden
Was verstehen Sie unter Agilität und welche Vorteile sehen Sie im Einsatz agiler Methoden besonders in der öffentlichen Verwaltung?
In meinen Augen ist es wichtig, den gesamten agilen Managementbaukasten nutzen zu können. Wenn die Menschen in den Projekten über das entsprechende agile Mindset und die entsprechende Methodenkompetenz verfügen, dann können sie je nach Projekt und Aufgaben immer die passenden Methoden oder Elemente für ihr Projekt nutzen. So wird es möglich, dass die öffentliche Verwaltung sich mit verschiedenen agilen Methoden ein hybrides System schaffen kann, welches zu ihren Strukturen passt, aber gleichzeitig flexible Projektarbeit ermöglicht.
Trotz der Einführung agiler Methoden sind weiterhin große Lücken erkennbar und der öffentlichen Verwaltung scheint es schwer zu fallen, ein agiles Mindset in die Behördenkultur zu integrieren. Wo sehen Sie die größten Herausforderungen und wie können diese überwunden werden?
Die größte Herausforderung liegt meines Erachtens im Aufbrechen alter Herangehensweisen und zum Teil auch in der Gleichsetzung der Begriffe Agilität und Spontanität. Agile Projektarbeit gelingt dann, wenn in einer Behörde ein einheitliches Verständnis darüber herrscht, was unter Agilität zu verstehen ist und die Governance für agile Projektarbeit in den Strukturen verankert ist und von der Leitungsebene gewollt und unterstützt wird. Der Nutzen von Agilität muss auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung erkannt werden und von allen Beteiligten mitgetragen werden. Es geht um nicht weniger als einen Kulturwandel.
Was braucht es, um von einem Kulturwandel in der öffentlichen Verwaltung zu sprechen?
Kulturveränderung ist immer ein langer Prozess. Für eine umfassende Transformation spielt auch die Aus- und Weiterbildung eine große Rolle. Neue Strukturen und Offenheit gegenüber neuen oder fremden Methoden werden zwar von jüngeren Generationen mitgebracht, lassen sich aber nicht von allein in alle Bereiche integrieren. Der Mehrwert agiler Methoden und das Nutzen solcher muss geschult und zielführend in den Arbeitsalltag aller Kolleg:innen der öffentlichen Verwaltung integriert werden. Dazu bedarf es Geduld. Ich denke, dass wir auf einem guten Weg sind.
Die Bundesregierung hat angekündigt, interaktive, agile und digitale Zusammenarbeit voranzutreiben. Helfen Ihnen die neuen Initiativen wie der „Zukunftskongress“ und „Digitaler Staat“, mehr Akzeptanz für agile Projektmanagement-Methoden zu schaffen?
Aufgrund der politischen Neuerungen, aber auch, weil erkannt wurde, wie notwendig eine konsequente digitale Transformation ist, spüre ich in der öffentlichen Verwaltung einen deutlichen Fortschritt in Richtung agiles Mindset. Es gibt zahlreiche Initiativen, welche speziell großen und positiven Einfluss auf die moderne Arbeit der öffentlichen Hand haben.
An wen kann man sich wenden, wenn man Unterstützung oder Ideen benötigt?
Als erstes zunächst immer an die Stellen in der eigenen Behörde, die sich mit der Projekt-Governance beschäftigen. Hier gibt es oft schon gute Vernetzungen. So haben wir im ITZBund zum Beispiel eine Arbeitsgruppe, die das agile Mindset über die eigenen Behördengrenzen hinaus fördert. Eine ähnliche Initiative ist das Digital Innovation Team des BMI (DIT) und auch die Fachgruppe „Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung“ der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. kann eine gute Anlaufstelle sein.
Vielen Dank für diese spannenden Einblicke in die Welt des agilen Projektmanagements und der öffentlichen Verwaltung.
Unsere Artikelreihe „Transformation meistern“
- Zeit für die nachhaltige Rathaussoftware: Unser Experte Ronald Koß erläutert im Gespräch mit IT-Spezialist Jacob Friedrich, wie Behörden mit Blockchain Verwaltungsakte klimaschonend digitalisieren können.
- Weniger Fahrstuhl fahren für mehr Nachhaltigkeit: Wie können öffentliche Gebäude ökologischer betrieben werden? Darüber tauscht sich Ronald Koß im Podcast mit Immobilienexpertin Susanne Bonfig aus.
