Erstens: Agile Abstimmung statt starrer Planung
Im Controlling haben sich rollierende Forecasts vielfach gegen starre Budgets durchgesetzt. Deshalb sollte sich auch die interne Revision die Frage stellen, ob eine klassische jährliche Revisionsplanung noch den Anforderungen eines dynamischen Geschäftsumfelds gerecht wird.
Natürlich ist die risikoorientierte Planung, also die strukturierte Analyse von Risikofeldern und Ableitung von Prüfungsmaßnahmen, nach wie vor ein wichtiges Kommunikations- und Abstimmungsinstrument zwischen Geschäftsführung und Revision. Der Revisionsplan als Ergebnis dieses Prozesses sollte aber bedarfsorientiert angepasst werden (dürfen). Damit wird die gewohnte starre Planung durch eine agile Auseinandersetzung über relevante Themen ersetzt. Unsere Umfrage zeigt, dass 46 Prozent der Unternehmen ihre Revisionsplanung mehrmals pro Jahr anpasst, 17 Prozent tun dies einmal jährlich. Das zeigt, dass viele Unternehmen bereits erkannt haben, ihre Planungen aktuellen Entwicklungen anzupassen, um flexibel darauf zu reagieren können. Gerade, das sich in den vergangenen Jahren eine Zunahme von neuen externen Risiken ergeben hat.
Zweitens: Der Prüfung einen „Readiness Check“ vorschalten
Ziel jedes Unternehmens sollte es sein, die erste Verteidigungslinie zur Steuerung von Risiken nachhaltig zu verbessern. Dafür ist eine formell abgeschlossene Prüfung allerdings nicht immer das geeignete Mittel, weil ihr Fokus darauf liegt, Schwachstellen zu dokumentieren. Beim anschließenden Beheben dieser Schwachstellen erhöht sich dann die Anzahl nicht-wertschöpfender Aktivitäten. In meinen Augen erscheint deswegen hier eine agile Herangehensweise sinnvoller: Sie könnte darauf abzielen, diese Schwachstellen gemeinsam mit dem betroffenen Fachbereich unbürokratisch zu identifizieren und schon frühzeitig, das heißt auch ohne abgeschlossene Prüfung, geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Erreicht werden könnte dies, indem Prüfungen grundsätzlich ein kurzer „Readiness Check“ vorgeschaltet wird oder Prüfungen je nach Stand der bereits gewonnenen Erkenntnisse unterbrochen werden.
Viele Revisionsabteilungen sind aktuell mit der rasant wachsenden Vielfalt an ESG-Themen konfrontiert. Deswegen sollte mit Blick auf Nachhaltigkeitsfragen die ESG-Thematik in den „Readiness Check“ einbezogen und die Prüfung ständig um neue Erkenntnisse und Daten ergänzt werden.
Drittens: Mit interdisziplinären Teams Wirkungsgrad und Akzeptanz erhöhen
Autonome, interdisziplinäre Teams gelten in der agilen Welt als wesentliche Treiber für Veränderungen und effektive Ergebnisse. Diese Teams arbeiten zielorientiert in zeitlich begrenzten Intervallen. Dieser Ansatz verspricht nicht nur effizientere und wirksamere Abläufe, sondern bringt auch eine positive Arbeitsatmosphäre mit sich.
Auch in der internen Revision kann es sinnvoll sein, interdisziplinär besetzte Teams einzusetzen. Ihr würde dann eine wichtige, aber nicht die einzige, Rolle innerhalb dieses Teams zufallen. Durch die eigenverantwortliche Einbindung unterschiedlicher Stakeholder kann so das Ziel – die Identifizierung von Schwachstellen und Verbesserung der Maßnahmen – besser erreicht werden. Gleichzeitig wird destruktivem Verhalten oder als aufgezwungen empfundenen Empfehlungen im Rahmen eines Revisionsberichts entgegengewirkt.
Die Transformation zur agilen Revision erfordert die Bereitschaft zur Veränderung. Prüferinnen und Prüfer kommen nicht umhin, sich von Einzelkämpfern zu ganzheitlich denkenden Beratenden und Teamplayern zu entwickeln. Sie sollten als Teil des Unternehmens eine Mitverantwortung übernehmen und Teil eines nachhaltigen Lösungsapparats werden.
Viertens: Remote-Prüfungen ermöglichen
Um den Einsatz von agilen Methoden noch flexibler zu gestalten und die Handlungsgeschwindigkeit der Revision zu erhöhen, sollten Unternehmen Remote-Prüfungen ermöglichen. Die Homeoffice-Nutzung kann der Life-Work-Balance der Mitarbeitenden zugutekommen und damit deren Zufriedenheit steigern. Außerdem kann auch außerhalb der klassischen Arbeitszeiten schnell auf Risiken reagiert werden. Ein weiterer Vorteil ist der reduzierte Aufwand durch weniger Geschäftsreisen. Und das wiederum senkt Kosten und die Umweltbelastung. Die Remote-Prüfung hat aber auch Nachteile. So ist sie von einer stabilen Netzwerkinfrastruktur abhängig und es kann die Schwierigkeit bestehen, persönliche Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitenden aufzubauen.
In der Corona-Pandemie haben sich hybride Arbeitsmodelle bewährt. Mit Blick auf die interne Revision empfehle ich allen Beteiligten die Vor- und Nachteile des Remote-Audits für sich abzuwägen und Lösungen zu finden, die alle Stakeholder zufriedenstellt.
