Das Wort Kontrolle ist oft negativ konnotiert, verbindet man es doch häufig mit Begriffen wie Überwachung, Misstrauen oder auch bürokratischem Aufwand. Doch es kann auch positive Eigenschaften haben, insbesondere in Form eines Internen Kontrollsystems (IKS). Denn das System hilft Unternehmen identifizierte Risiken auf Prozessebene angemessen und wirksam zu steuern und damit einen echten Mehrwert zu schaffen.
IKS funktioniert nicht ohne eine gute Unternehmenskultur
Kontrollen und organisatorische Maßnahmen eines IKS funktionieren aber nur, wenn die Kultur und die Werte des Unternehmens im Mittelpunkt stehen. Viele bekanntgewordene Fälle von Kontrollversagen in Unternehmen haben gezeigt, dass die bloße Definition von Verfahrensanweisungen, Prozessen und Kontrollen unzureichend bleibt, solange sie nicht in den Kontext einer wirksamen Unternehmenskultur eingebettet ist.
Drei Maßnahmen, um Kultur und Werte des Unternehmens zu vermitteln
Anlass genug für Unternehmensleitung und Aufsichtsorgane, ihrer Unternehmenskultur ausreichend Beachtung zu schenken und sie aktiv zu steuern. Dafür empfehle ich drei Maßnahmen, die direkten Einfluss auf die Wirksamkeit des IKS nehmen:
1. Unternehmenswerte transparent machen
Viele Unternehmen haben einen Code of Conduct, benennen ihre Unternehmenswerte offen auf Websites oder stellen ihre Werte in anderer Weise transparent dar. Zu solcher Transparenz gehört auch, dass Führungskräfte zentrale Werte mithilfe von Videobotschaften, sozialen Netzwerken oder multimedialen Interviews zielgenau verbreiten. Ein angemessener „Tone at the Top“ kann durch Schulungen und Entwicklungsgespräche gelernt und gesteuert werden.
2. Feedbackkultur stärken
Hilfreich ist zudem eine ausgewogene Feedbackkultur, die Kritik und Verbesserungsvorschläge durch die im IKS handelnden Personen zulässt. Sie ermöglicht es allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich an der Weiterentwicklung des IKS aktiv zu beteiligen. Hierzu eignen sich beispielweise Online-Fragebögen oder eine Kommentarfunktion in der eingesetzten GRC-Software. Förderlich sind auch Kampagnen zur Rolle und Verantwortlichkeit der Kolleginnen und Kollegen im Internen Kontrollsystem. So verstehen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst als wichtigen Teil des Kontrollprozesses.
3. Akzeptanz erhöhen
Eine starke Unternehmenskultur, fest verankert in der Belegschaft, sorgt in vielen Fällen effizienter dafür, dass ein IKS vordergründig Leitplanken setzen kann und dadurch Regeln eingehalten und Fehler vermieden werden Kleinteilige Kontrollen von allem und jedem haben dagegen oft nicht die gewünschte Lenkungsfunktion. Beispielsweise werden getroffene Entscheidungen vor allem dann befolgt und akzeptiert, wenn sie erklärt werden und auch Monate oder gar Jahre später noch nachvollziehbar sind.
Und da, wo Kontrollen unumgänglich sind, sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die handelnden Personen transparent und nachvollziehbar sein und zu ihrer jeweiligen Rolle in den Geschäftsprozessen und -funktionen passen.
In die Unternehmenskultur investieren
Ein IKS kann Prozessrisiken nur dann mit Erfolg steuern, in alle Unternehmensebenen hineinwirken und dort Akzeptanz erfahren, wenn es integraler Bestandteil der Unternehmenskultur ist. Deshalb gilt es, in diese Kultur zu investieren, sie zu stärken und bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Bewusstsein für sie zu bilden. Das ist oft vielversprechender als reine Prozess- und Kontrollmaßnahmen.
