Keyfacts:

• Die vier Prozesse Anforderungs-, Bewertungs-, Ressourcen- und Performance-Management bilden das methodische Fundament eines wirksamen Portfoliomanagements.
• Portfoliomanagement ermöglicht Verwaltungen, Projekte strategisch zu priorisieren, Ressourcen effizient einzusetzen und Wirkung transparent zu machen.
• Klare Rollen, agile Verfahren und passende Systeme machen Portfoliomanagement im öffentlichen Sektor wirksam und skalierbar. 

Was in der Privatwirtschaft vom Finanzwesen bis zur Gesundheitsbranche längst etabliert ist, wird auch für die öffentliche Verwaltung immer wichtiger: strategisches Portfoliomanagement. Und das hat nachvollziehbare Gründe. Der technologische Wandel beschleunigt Prozesse durch immer weitergehende Automatisierung und wirtschaftliche Unsicherheiten erhöhen den Effizienzdruck auf Organisationen.

Portfoliomanagement bietet einen systematischen Ansatz, Projekte, Programme und Initiativen in ihrer Gesamtheit zu steuern. Es hilft, Vorhaben entlang strategischer Ziele zu bündeln, Prioritäten zu setzen und Abhängigkeiten zu erkennen.

Der öffentlichen Verwaltung ermöglicht Portfoliomanagement eine bessere Übersicht über die Organisation hinweg, sodass Entscheidungen mit weniger Reibungsverlusten getroffen werden können. Entscheidend ist jedoch unserer Meinung nach, Portfoliomanagement nicht als isoliertes Tool zu verstehen, sondern als integralen Bestandteil von Führung und Transformation zu betrachten.

Ein wirksames Portfoliomanagement in der Verwaltung basiert auf vier ineinandergreifenden Prozessen:

1. Anforderungs-Management: Klarheit schaffen, bevor Ressourcen fließen

Bevor Projekte gestartet werden, sollte eine systematische Analyse der Bedarfe durchgeführt werden: Was ist wirklich notwendig? Handelt es sich um die Umsetzung einer gesetzlichen Verpflichtung oder eine organisationssichernde Maßnahme? Welche Ziele sollen erreicht werden? Etwa bessere Nutzerfreundlichkeit oder Kosteneinsparungen. Welche Rahmenbedingungen, sind zu berücksichtigen? Zum Beispiel Datenschutz- oder strategische Zielvorgaben. Ein professionelles Anforderungsmanagement strukturiert diese Fragen frühzeitig und schafft eine verlässliche Basis für Entscheidungen.

2. Bewertungs-Management: Projekte objektiv priorisieren

Nicht jedes Projekt sollte sofort umgesetzt werden, weil sich Wirkungsgrade, Innovationspotenziale, Dringlichkeit und Risikoprofile mitunter erheblich unterscheiden. Durch ein transparentes Kennzahlensystem lassen sich Vorhaben vergleichbar bewerten. So entsteht ein valides Bild davon, welche Vorhaben den größten Beitrag zu den strategischen Zielen leisten, und priorisiert werden sollten.

3. Ressourcen-Management: Kapazitäten gezielt einsetzen

Personelle, finanzielle und technische Ressourcen sind in der öffentlichen Verwaltung oft enorm limitiert. Umso wichtiger ist ein Mechanismus, der die vorhandenen Mittel dort einsetzt, wo sie die größte Wirkung entfalten können. Ein wirkungsvolles Ressourcenmanagement basiert auf verlässlichen Daten, schafft Planungssicherheit und vermeidet Überlastung. Gleichzeitig stärkt es die Realisierungsfähigkeit komplexer Vorhaben.

4. Performance-Management: Wirkung messen und steuern

Eine gelungene Strategie hat nur dann positiven Effekt, wenn Fortschritte sichtbar gemacht und Entscheidungen entsprechend angepasst werden können. Ein fortlaufendes Performance-Management misst die Zielerreichung über aussagekräftige KPIs, deckt Abweichungen auf und ermöglicht eine kontinuierliche Portfoliopflege .

In der Praxis zeigt sich dies etwa bei einem politisch-strategischen Steuerungsgremium, das durch die Einführung von digitalen Dashboards für das Projektportfolio Transparenz über alle laufenden Vorhaben gewinnt, so strategiekonform priorisieren und seine politischen Zielvorgaben wirksamer verfolgen kann.

Ein weiteres Beispiel ist ein kommunaler IT-Dienstleister, der durch die Einführung eines zentralen Portfoliomanagements und konsequentes KPI-Monitoring ineffiziente Produkte frühzeitig identifizieren und Ressourcen gezielter umverteilen kann.

Steuerungsfähigkeit ist kein Zufall – wir unterstützen Sie

Portfoliomanagement liefert auch der öffentlichen Verwaltung die Struktur, Projekte wirkungsvoll zu lenken, indem knappe Ressourcen gezielt eingesetzt werden. Es ermöglicht eine transparentere Entscheidungsfindung und stärkt so die Akzeptanz innerhalb der Organisation.