Mit der fortschreitenden Digitalisierung setzen Behörden zunehmend auf moderne Technologien, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Dies eröffnet viele Möglichkeiten: Abläufe können automatisiert, Schwachstellen beseitigt und die Organisation insgesamt modernisiert werden.

Der digitale Dreisprung: Kultur, Organisation, Technologie

Institutionen der öffentlichen Verwaltung müssen nicht nur einen, sondern gleich drei Sprünge absolvieren, um sich den Anforderungen der Digitalisierung anzupassen. Diese Entwicklungen bringen technologische, organisatorische und kulturelle Schwierigkeiten mit sich. Die Anforderungen an Strukturen und Prozesse in den Institutionen werden maßgeblich verändert – und erfordern eine veränderte Kultur und Kompetenzen beim Personal.

Kulturelle Herausforderungen:

• Angst vor Arbeitsplatzverlust: Automatisierte Prozesse können zu Veränderungen in der Arbeitsorganisation führen. Dies kann bei Mitarbeitenden Unsicherheit und Angst um den Arbeitsplatz auslösen.
• Widerstand gegen Veränderungen: Viele Mitarbeitende sind an etablierte Prozesse und Strukturen gewöhnt und zögern, neue Technologien und Arbeitsweisen anzunehmen.
• Mangelndes Verständnis für digitale Technologien: Nicht alle Mitarbeitenden verfügen über das notwendige Wissen und die Fähigkeiten, digitale Technologien effektiv zu nutzen.

Organisatorische Herausforderungen:

• Komplexe Strukturen und Prozesse: Behörden sind oft durch komplexe Strukturen und Prozesse gekennzeichnet, die die Einführung neuer Technologien erschweren können.
• Mangelnde Ressourcen: Behörden verfügen häufig nicht über die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen, um die digitale Transformation effektiv umzusetzen. Meist fehlt es an qualifizierten IT-Fachkräften, die den Digitalisierungsprozess vorantreiben können.
• Fehlende Koordination: Die digitale Transformation erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Behörden, was in der Praxis oft durch bürokratische Abläufe schwierig ist.

Technologische Herausforderungen:

• Legacy-Systeme: Viele Behörden nutzen veraltete IT-Systeme, die nicht mit modernen Technologien kompatibel sind.
• Datensicherheit: Die Digitalisierung führt zu einer erhöhten Menge an Daten, die sicher gespeichert und verarbeitet werden müssen.
• Interoperabilität: Die verschiedenen Systeme und Anwendungen, die von Behörden genutzt werden, müssen miteinander kompatibel sein, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen.

Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche nachhaltige Organisationsveränderung

Für eine erfolgreiche digitale Transformation im öffentlichen Sektor braucht es einen ganzheitlichen Ansatz. Das zeigen internationale Erfolgsprojekte in der Digitalisierung des öffentlichen Sektors, wie das Digital-Post-System in Dänemark oder das Smart-Nation Programm in Singapur. Diese Vorzeigeprogramme ermöglichen es Bürger:innen, mit den Behörden effizient und transparent zu kommunizieren. Gleichzeitig nutzen die Institutionen das Internet of Things (IoT) und Big Data, um die eigenen Abläufe zu verbessern. In Europa gilt Estland mit seinem e-Estonia-Programm als ein Vorreiter in der Digitalisierung von Dienstleistungen. Auch Deutschland hat mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) alle öffentlichen Einrichtungen verpflichtet, ihre Dienstleistungen bis Ende 2022 digital zur Verfügung zu stellen – diese fünf Aspekte sind beim OZG entscheidend.

Einige Schlüsselfaktoren helfen Ihnen dabei, den Wandel organisationsübergreifend und nachhaltig umzusetzen und kulturelle, organisatorische und strukturelle Knotenpunkte gezielt zu adressieren und aufzulösen:

• Kultur: Eine moderne Organisationskultur, die Veränderungen offen gegenübersteht, ist essenziell. Dazu gehören Veränderungsstrategien, effektives Kommunikationsmanagement sowie gemeinsame Werte, die den langfristigen Erfolg sichern.
• Prozesse: Um betriebliche Abläufe besser zu gestalten, gilt es, die innerbehördlichen Prozesse gründlich zu analysieren und zu optimieren. Als Ergebnis der Maßnahmen lassen sich Ressourcen effizienter nutzen und organisatorische Veränderungen fließend anpassen.
• Mensch: Die Mitarbeitenden zu befähigen und weiterzuentwickeln steht im Mittelpunkt der Transformation. Führungskräfte und Mitarbeitende sollten durch gezielte Personalentwicklungs- und Kompetenzaufbauprogramme auf die Anforderungen der neuen Arbeitswelt vorbereitet werden.
• Governance: Es ist notwendig, die Governance-Strukturen anzupassen, um die Effektivität der strategischen und operativen Steuerung zu erhöhen. Klare Verantwortlichkeiten und effektive Steuerungsmechanismen sind hierbei unerlässlich.
• Technologie: Nutzen Sie Big Data und Data Analytics, um Ihre Datenmengen zu sammeln und zu analysieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, effizientere Dienstleistungen anzubieten. Mit Künstlicher Intelligenz (KI) finden Sie vielfältige Einsatzmöglichkeiten in Ihren Einrichtungen. Einige davon haben wir hier zusammengefasst. Weitere Schlüsseltechnologien sind die Blockchain für transparente Transaktionen im Identitätsmanagement und in der Dokumentenverifizierung, das Internet der Dinge (IoT) für städtische Dienstleistungen wie Verkehr oder Energieversorgung, Cloud Computing für einen verbesserten Datenaustausch sowie effiziente IT-Ressourcen und automatisierte, regelbasierte Aufgabenabläufe mit Robotic Process Automation (RPA).

Ausblick auf gelingende Transformation

Nachhaltige Organisationsveränderung gelingt nicht von heute auf morgen, sondern bedarf einer sorgfältigen Planung und konsequenten Umsetzung. Ein ganzheitlicher Ansatz, der die Schlüsselfaktoren Kultur, Prozesse, Personal, Governance und Technologie integriert, bietet dem öffentlichen Sektor die Grundlage, sich nachhaltig und zukunftsfähig aufzustellen. Dabei spielt das Engagement der Mitarbeitenden eine zentrale Rolle: Die Teams müssen nicht nur befähigt, sondern auch aktiv in den Transformationsprozess eingebunden werden. Nur wenn Behörden ihre Belegschaft konsequent in den Mittelpunkt stellen und deren Kompetenzen gezielt weiterentwickeln, kann die digitale Transformation erfolgreich und dauerhaft verankert werden. Wenn Sie sich fragen, wie sich die Rolle von Führungskräften im Digitalisierungsprozess verändert und worauf Führungskräfte setzen sollten, schauen Sie in unsere weiteren Inhalte.

Einen Rahmen für die Transformation Ihrer Organisation, bieten wir Ihnen hier: KPMG Framework für ganzheitlichen Organisationswandel