So starten Behörden die digitale Transformation

Ideen strukturiert nutzen und disruptive Innovationen finden

Keyfacts

  • Behörden tun sich mit Wandel oft schwer.
  • Innovationen als Initialzündung nutzen.
  • Ideen von innen und außen strukturiert einbeziehen.
Digitalisierung im Public Sector
Christian Mohr
  • Senior Manager, Head of Innovation
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Die beste Basis für Erfolg sind die richtigen Ideen zur richtigen Zeit. Auch für immer mehr öffentliche Verwaltungen ist das ein Thema. Getrieben von verordneten Sparmaßnahmen und dem Wunsch in der Bevölkerung nach mehr Bürgernähe und Online-Services brauchen sie viele, möglichst disruptive Innovationen. Doch woher sollen die kommen? Von innen? Von außen?

Die öffentliche Verwaltung unter Innovationsdruck

Es gibt in der Verwaltung aber auch grundsätzlich Berührungsängste gegenüber der Digitalisierung. Aufgrund ihrer Anwendungsvielfalt wird sie auf vielen Ebenen sogar als erdrückend empfunden. Überraschend ist das nicht: Die meisten Verwaltungsmitarbeiter sind keine IT-Profis und brauchen es auch nicht zu sein. Nur: Zaudern hilft nicht weiter.

Der Wandel ist unausweichlich

Schließlich geht es nicht nur um zufriedenere Bürger und mehr Effizienz, sondern auch um zunehmende privatwirtschaftliche Konkurrenz. Staatliche Stellen stehen nämlich durchaus unter Wettbewerbsdruck. Beispiele: Der Erfolg von kommerziellen Sharing-Angeboten für Pkw oder Fahrräder schlägt sich auf die Einnahmen im öffentlichen Nahverkehr nieder. Zahlreiche Gemeinden haben sich längst als Betreiber von Krankenhäusern sowie Versorgungsstrukturen (Wasser, Energie) zurückgezogen.

Es besteht also unbestreitbar Handlungsbedarf. Trotzdem tut sich die öffentliche Verwaltung schwer, auf breiter Basis die digitale Transformation anzugehen. Weil sie sich häufig damit überfordert sehen, wird in den Behörden noch zu viel und eher widerwillig über das Thema debattiert, anstatt zu handeln. So bremsen Ungewissheit, aber auch lange Dienstwege, etliche Abstimmungsschleifen und fehlender Mut längst notwendige Projekte aus. Das lässt sich ändern: Im ersten Schritt braucht gar nicht so viel: Wichtig sind vor allem gute Ideen. Sie geben Impulse für dringend benötigte, digital gestützte Verbesserungen, Anwendungen und Arbeitsabläufe.

Gutes Innovationsmanagement schöpft aus vielen Quellen

Die eigenen Mitarbeiter sind dafür eine ergiebige Quelle. Nur werden diese in stark hierarchischen Systemen nicht immer gehört. Das gilt ebenso für tauglichen Input aus anderen Regierungsstellen oder Organisationen und Unternehmen. Damit liegt viel Innovationspotenzial brach. Um es zu nutzen, müssen Verwaltungen zu Ideen animieren – über Dienstgrade, Abteilungen und sonstige Grenzen hinweg.

Eine geeignete Methode ist Open Innovation. Das Prinzip ist einfach erklärt: Wer Geistesblitze braucht, zapft dafür sein gesamtes Netzwerk an. Doch das ist nur der Anfang. Denn es genügt nicht, administrative und sonstige Hürden einzureißen. Der Ideenfluss muss darüber hinaus angeregt, kanalisiert und ausgewertet werden. Das funktioniert am besten mit einem strukturierten Ansatz.

Eine Plattform für viele Ideen

Bewährt hat sich hier ein schrittweises, agiles Vorgehen: Zunächst sind Ziele zu setzen und daraus Herausforderungen zu ermitteln. Auf deren Basis entsteht eine Strategie, werden Lösungen entwickelt, eingesetzt und fortlaufend überwacht sowie gegebenenfalls verbessert. Dabei gelingt nicht immer sofort der große Wurf. Im Gegenteil: Mit Fehlern ist zu rechnen. Und sie müssen auch erlaubt sein. Andernfalls leidet schnell die Motivation der Beteiligten. Was auf diese Weise in vielen privatwirtschaftlichen Unternehmen gut funktioniert, klappt auch in der öffentlichen Verwaltung. Hier wie dort kann dabei eine spezialisierte Software gute Dienste leisten. Sie fördert und begleitet strukturiertes Innovationsmanagement. Das erleichtert den Start ins digitale Zeitalter. Schritt für Schritt.

Per Cloud-Anbindung tauschen sich Ideengeber jederzeit und standortunabhängig aus – wie in einem sozialen Netzwerk. Welche eigenen Mitarbeiter dabei eingebunden werden und ob darüber hinaus externe Ämter, Berater, privatwirtschaftliche oder gemeinnützige Einrichtungen oder auch Bürger bei der Ideenfindung einbezogen werden sollen – das lässt sich individuell einrichten. Über die Kollaborationsplattform übermitteln die Beteiligten Vorschläge, reichern Ideen anderer mit eigenen Gedanken an und entwickeln sie gemeinsam weiter. Schließlich beurteilen Innovationsverantwortliche die Ergebnisse und setzen aussichtsreiche Konzepte in die Tat um.

Mit der kollektiven Intelligenz der Masse können Verwaltungen dringende Herausforderungen gezielt angehen. Sie schaffen intern Spielraum zur Entwicklung neuer Anregungen und öffnen bei Bedarf den Innovationsprozess nach außen – kontrolliert und flexibel.

Christian Mohr
  • Senior Manager, Head of Innovation
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