Wechsel zu S/4HANA: So wandeln Sie die Lizenzen effizient und sicher um

Die Umwandlung der ERP-Lizenzen erfordert gute Planung, um Mehrkosten zu vermeiden.

Keyfacts

  • Bei der ERP-Transformation zu S/4HANA müssen die bestehenden Lizenzen der ERP/ECC-Komponenten in S/4-Lizenzen umgewandelt werden.
  • Die Umwandlung enthält Fallstricke, die die Lizenz-Compliance gefährden und Mehrkosten erzeugen können.
  • Unternehmen sollten den aktuellen und künftigen Bedarf in Abhängigkeit zur Produkt-/Technologie-RoadMap genau analysieren und darauf aufbauend die Lizenzumwandlung gut vorbereiten.
Ayhan Aslan
  • Senior Manager, Consulting
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Viele Unternehmen stehen davor, ihr SAP-basiertes ERP-System auf die neue Generation S/4HANA umzustellen. Dabei kommen sie um Folgendes nicht umhin: Sie müssen die Lizenzen ihrer ERP/ECC-Komponenten in S/4-Lizenzen (Cloud und OnPremise) umwandeln. Hier herrscht allerdings vielfach Unsicherheit.

Lizenzen nicht einfach eins zu eins umwandeln

Zum einen erscheint das SAP-Angebot bzgl. Nachfolgemodelle und den Konditionen oftmals als intransparent. Zum anderen besteht die Herausforderung, die richtigen SAP-Lizenzen für ihre Zielarchitektur auszuwählen. Entsprechend der geplanten künftigen Architektur sind die bestehenden SAP ERP/ECC-Lizenzen in S/4-Produkte und Nutzungsrechte für die private und/oder Public Cloud umzuwandeln.

Diese Unsicherheiten können die S/4HANA-Transformation unnötig verzögern. Es besteht außerdem das Risiko einer ineffizienten Lizenzumwandlung. Dies ist der Fall, wenn eine Vielzahl von Verträgen eins zu eins in die neuen S/4-Lizenzen umgewandelt wird, ohne den aktuellen und zukünftigen Bedarf detailliert zu betrachten und ohne Altprodukte entsprechend der neuen Geschäftsanforderungen abzuschalten.

Vorsicht vor drohenden Nachforderungen

Auch die ERP-NamedUser-Lizenzen werden womöglich nicht bedarfsgerecht und somit unwirtschaftlich umgewandelt, weil das neue Feature Set in S/4HANA und das neue Berechtigungskonzept nicht berücksichtigt werden.

Die komplexen Lizenzbestimmungen und Metriken für Digital Access, OpenHub, NetWeaver for Third Party sowie der Betrieb und/oder Schnittstellen von non-SAP-Anwendungen zum SAP Digital Core und zur HANA-Datenbank stellen zudem Risiken für viele Business Cases in der S/4HANA-Transformation dar.

Werden die Lizenzen nicht korrekt umgewandelt, kann es nach Abschluss der S/4HANA-Transformation im Zuge einer SAP-Lizenzprüfung – jährliches Audit-Recht ist Bestandteil der AGB von SAP – zu hohen finanziellen Nachforderungen kommen, die nicht budgetiert sind. Das kann zu einer unwirtschaftlichen Business-Case-Kalkulation führen.

An Lizenzen während der Umstellungsphase denken

Daneben sind für die Dauer des Transformationsprojekts die Nutzungsrechte der alten ECC-Umgebung sicherzustellen. Denn die Transformation läuft in der Regel in mehreren Phasen ab und ist erst nach mehreren Jahren abgeschlossen. Unternehmen sollten daher Nutzungsrechte für die alten und neuen Lizenzen für den Zeitraum der Transformation vereinbaren. So ist Lizenz-Compliance sichergestellt und Mehrkosten werden vermieden.

Die lange Dauer des Transformationsprojekts ist auch der Grund, warum Unternehmen hohe Upfront-Zahlungen vermeiden sollten.

Lizenzbedarf hängt von der Zielarchitektur ab

Die aufgeführten Herausforderungen verlangen eine detaillierte Nutzungsanalyse für den aktuellen und zukünftigen Bedarf entsprechend der Produkt-/Technologie-Roadmap. Es gilt, sich für die ERP-Transformation vorab eine adäquate Übersicht der eingesetzten und genutzten Produkte in Abstimmung mit dieser Roadmap sowie der geplanten Zielarchitektur zu verschaffen.

Mit einer solchen Übersicht und einer guten Lizenz-/Vertragsvorbereitung können Unternehmen Unsicherheiten bei der Lizenz-Compliance und unerwartete Überraschungen während der S/4-Transformation vermeiden. Zugleich lassen sich enorme Einsparpotenziale bei der Vertragsumwandlung realisieren. Das unterstützt die Refinanzierung der ERP-Umstellung.

Ayhan Aslan
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