Agile IT-Budgets sind ein Weg die digitale Transformation im Unternehmen zu beschleunigen. Die IT-Abteilung sollte das als Stärkung der eigenen Position nutzen.
Angesichts der digitalen Transformation investieren viele Unternehmen zunehmend mehr in Technologie: Im jüngsten CIO Survey von Harvey Nash und KPMG gab über die Hälfte der befragten 3.645 Chief Information Officers an, dass ihr Unternehmen in den vergangenen zwölf Monaten das IT-Budget angehoben habe und es auch im kommenden Jahr weiter ausweiten werde. Eine erfreuliche Nachricht für IT-Manager.
Was manche von ihnen allerdings mit Sorge betrachten: Nicht nur die IT-Abteilungen verfügen über mehr Finanzmittel, sondern – ein weiteres Ergebnis des CIO Survey 2019 – auch die Fachbereiche selbst. Dass Teile des Budgets nicht mehr in der Verantwortung des IT-Teams oder eines CIO liegen, wird vielfach kritisch als Existenz einer sogenannten Schatten-IT betrachtet. Dahinter steckt die Vorstellung, Unternehmensabteilungen würden die Dinge einfach in die eigenen Hände nehmen, an den IT-Fachkollegen vorbei, und so deren Einfluss untergraben.
Agile IT: Die Fachleute kennen ihre Bedürfnisse genau
Die Warnung vor dem IT-Wildwuchs geht an der Realität vorbei. Tatsächlich ist die Entwicklung hin zu dem, was im angelsächsischen Raum als business-managed IT bezeichnet wird, zu begrüßen. Vorausgesetzt, sie wird richtig gesteuert.
Denn denkbar sind zwei Herangehensweisen, wie IT-Budget außerhalb einer IT-Abteilung verwaltet und eingesetzt wird. In beiden Herangehensweisen wird der CIO zum Vermittler, Integrator und Dirigenten für IT-Leistungen (Broker-Integrator-Orchestrator).
In der ersten Variante wird die grundsätzliche rigide Trennung zwischen der IT-Abteilung und den Fachbereichen beibehalten, ein Teil des IT-Budgets aber in den jeweiligen Fachbereich verschoben. Fachbereiche beschaffen im mit dem CIO abgestimmten Rahmen selbstständig, etwa über die Cloud, die für notwendige IT. Das erscheint sinnvoll. Dennoch wird so die Chance, durch Verlagerung von IT-Budget den Mitteleinsatz so effizient wie möglich zu gestalten, nur begrenzt genutzt.
Weg mit den starren Grenzen der IT
Noch effektiver ist die zweite Herangehensweise. Hier werden die Trennwände zwischen den Abteilungen eingerissen. Für ein konkretes IT-Projekt ist weder eine zentrale IT-Abteilung noch allein der betreffende Fachbereich zuständig, sondern es wird dafür ein crossfunktionales Team zusammengestellt. Beteiligt sind darin neben IT-Kollegen auch Mitarbeiter eines Fachbereichs oder mehrerer Fachabteilungen.
Auf diese Weise entstehen im Sinne einer agilen Organisationsstruktur dezentrale Projektinseln, beispielsweise zur Entwicklung und Implementierung einer Vertriebs-IT oder einer Produkt-IT. Die Vorteile liegen auf der Hand: Da Teams immer wieder neu gebildet werden und sich dann mit sehr hohem Fokus um das Projekt kümmern können, erreichen sie eine größere Anpassungs- und Reaktionsfähigkeit sowie eine höhere Veränderungsgeschwindigkeit.
Wer das Projekt vorantreibt, braucht auch das agile IT-Budget dazu
Damit ein solches Team sein Projekt bestmöglich bearbeiten und wertschöpfend umsetzen kann, benötigt es allerdings ein hohes Maß an Autonomie über die für das Projekt notwendigen Finanzmittel. Das bedeutet: Teile des IT-Budgets, das formal der IT-Abteilung zugerechnet ist, werden auf andere übertragen.
Das ist keine Herabsetzung der IT-Abteilung und hat nichts mit der befürchteten Schatten-IT zu tun. Vielmehr wird hier eine agile Organisations- und Arbeitsstruktur konsequent zu Ende gedacht und angewendet.
Agile IT-Budgets nach ihrem Nutzen einsetzen
Doch bedeutet das in letzter Konsequenz nicht, dass man die IT-Abteilung abschaffen und das IT-Budget entsprechend auf alle Abteilungen verteilen könnte? Nein, das wäre nicht ratsam. Erfolgreiche Unternehmen digitalisieren selektiv und setzen entsprechend die beschriebenen crossfunktionalen Teams ein.
Dafür bedarf es weiterhin einer adäquaten Steuerung durch den CIO. Sie folgt der Grundfrage: In welchen Bereichen führt eine Digitalisierung mithilfe agiler Teams, die eigenverantwortlich über Budget verfügen, zu den besten Ergebnissen? Die Antwort darauf wird jeweils strategie- und industriespezifisch zu finden sein.
