Das Marktumfeld für gewerbliche Immobiliennutzer ist mehr denn je von Unsicherheit geprägt und einem raschen Wandel ausgesetzt. Der externe Schock durch die Covid-19- Pandemie fordert agiles Handeln, Wirksamkeit auf kurze Sicht scheint das Gebot der Stunde. Zugleich verändern und erhöhen sich, beschleunigt durch Corona, die langfristigen Anforderungen an die Wandelbarkeit und Leistungsfähigkeit des selbstgenutzten Immobilienportfolios.
Der Service „Flächenbereitstellung“ ist der Kern aller Aktivitäten eines Corporate Real Estate Managements (CREM). Er differenziert sich durch die spezifischen Bedingungen der Unternehmensbereiche immer weiter aus. Wenn Risikomodelle negative Ausschläge zukünftig weitaus stärker simulieren, rückt Liquiditätssicherung durch eine optimale Kostenstruktur auch in der Immobilienbewirtschaftung in den Fokus der Unternehmensführung. Für eine CREM-Einheit, die schlagkräftig handeln will, ist es entscheidend, die unternehmerischen Anforderungen zu kennen und Flexibilität und Kosteneffizienz in sich vereinen.
Zur Erreichung dieser strategischen Ziele braucht es Fachkompetenz und Technologie. Apps und eine digitale Infrastruktur, deren Funktion auf die Beobachtung und Steuerung des Nutzungsverhaltens und der damit verbundenen Gebäudekosten ausgerichtet ist, werden unverzichtbar. Darum sollte jede „krisenbedingte Sofortmaßnahme“ auch nachhaltig positive Effekte zeigen und zur Servicequalität des CREM einen Wertbeitrag liefern.
Die Krise führt zu mehr Innovationsbereitschaft
Der unternehmensinterne Handlungsdruck korreliert mit externen Faktoren, die den Gestaltungspielraum im Corporate Real Estate prägen. Das sind insbesondere die Zunahme des Qualifikationsbedarfs, der Ressourcenschutz und der durchgreifende digitale Wandel. Wo diese Einflüsse nicht beachtet werden, hat die Krise vielfach Risiken offengelegt. Zugleich zeigt sie aber auch Potenziale auf – vor allem hinsichtlich der Digitalisierung:
- Durch Störungen der Lieferketten, geringe Vernetzung und Datenaustausch in und zwischen Teams sowie fehlende Transparenz über die Auslastung vorhandener Flächen haben viele Entscheider erkannt: Der Bedarf für eine bessere Datenökonomie in den eigenen Abläufen ist dringend, ihre Vorteile sind greifbar und werttreibend.
- Innerhalb kürzester Zeit wurde Innovation ermöglicht, obwohl technische und rechtliche Voraussetzungen vielfach gefehlt haben. Die Anzahl von täglichen, aktiven Nutzern der Kollaborationsplattform Microsoft Teams stieg laut CEO Satja Nadella binnen fünf Monaten von 20 auf 75 Millionen, virtuelle Workshops haben sich etabliert, nach der Pandemie wird sich der Anteil von Homeworking vermutlich weiterhin auf einem hohen Plateau etablieren.
- Digitalisierung besitzt eine stärkere Dynamik als andere Innovationsbewegungen: Mehr Technologie im Sinne einer hohen Verfügbarkeit von Kollaborationsplattformen, integrierten Anwendungen und vernetzten, datengestützten Aufgaben fördert die Leistungsfähigkeit nahezu aller Nutzer und bietet die Chance, anforderungsgerechte Abläufe vergleichsweise schnell und mit relativ geringen Investitionen zu gestalten.
Eine Erkenntnis der Krise: Es geht weiter, auch wenn bestehende Regeln außer Kraft gesetzt werden. Diese machtvolle Erkenntnis sollten CREM-Entscheider nutzen für den Aufbau zeitlicher und örtlicher Freiräume, in denen vorhandene Lösungen beiseitegelassen und mutige Innovationen hin zu strategischen Zielen erprobt werden können. Hierin liegt für das Immobilienmanagement bei allen krisenbedingten Schwierigkeiten die große Chance, Investitionen zielgerichtet zu gestalten und seine Servicequalität dauerhaft zu steigern.
Die Entwicklung eines strategischen Immobilienmanagements vorantreiben
Dazu stehen Apps bereit, mit denen das CREM in der Krisenzeit und danach den Überblick behält und langfristig Wertbeiträge liefert. Sie zielen auf konkrete und effektive Verbesserungen ab:
- Die Belegungserfassung über QR-Codes an den Arbeitsplätzen hilft bei der Einhaltung von Hygiene- und Abstandsvorschriften. Reinigungsmaßnahmen können nach Umfang und Frequenz gezielt beauftragt werden, mögliche Infektionsketten sind rasch identifiziert und Gefährdete informiert. Das schützt die Gesundheit der Beschäftigten aktiv, senkt den Aufwand für das infrastrukturelle Facility Management und macht die Auslastung von Flächenkapazitäten deutlich. Langfristiger Effekt: Potenziale für eine alternative Nutzung oder den Abbau von Kapazitäten werden ortsgenau greifbar und können in wertvolle Entscheidungshilfen für das strategische Immobilienmanagement überführt werden.
- Anfragen zur vorübergehenden Stilllegung oder Umnutzung von Liegenschaften, zur Stundung von Nutzungsentgelten, zur Anpassung von Flächenkonzepten erfolgen in großer Zahl und lassen sich nicht mehr manuell steuern und berichten. Sie erfordern ein zentrales Vorgangsmanagement in enger Verknüpfung mit dem ERP. Workflows umfassen Statuskontrolle, Nutzerkommunikation und nachhaltige Cashflow-Planung. Anhand von Auswertungen der Vorgänge über Kriterien wie die Vertragsart, Nutzerstruktur, örtliche Lage, Nutzungsentgelt und -dauer entsteht ein softwaregestütztes, risikoorientiertes Entscheidungsmodell, das zukünftig auf den gesamten Bestand angewandt werden kann.
Bei der Einführung von Lösungen für solch klar umrissene Einsatzgebiete lässt sich erproben, wie die Grundlagen erfolgreicher Digitalisierung, also Datenverfügbarkeit, Systemintegration, transparente Abläufe und Verantwortlichkeiten implementiert und optimiert werden können – ein wesentlicher und langfristig motivierender Lerneffekt auf dem Weg zu einer digitalen Organisation mit datengetriebenen Entscheidungsprozessen.
Mit solchen Ansätzen stellt das CREM hohe Transparenz sicher und verschafft der Unternehmensführung belastbare Entscheidungsgrundlagen. Auf dieser Basis wird es sich dauerhaft und nachhaltig aus der Unterstützungsfunktion lösen und als strategische Wertschöpfungseinheit im Sinne gesamtunternehmerischer Risiko- und Cashflow-Ziele positionieren.
