Sie haben ein Problem, aber wollen oder können keine Zeit investieren, es ausführlich zu analysieren. Sie kaufen deshalb ein teures Lösungs-Tool und hoffen, Ihr Problem hat sich hiermit erledigt. Doch bald stellen Sie fest: Das Problem ist noch da – und das Geld zum Fenster rausgeschmissen.
Das würde Ihnen nie passieren? Gut so. Doch tatsächlich beobachte ich, dass manche Unternehmen ganz ähnlich vorgehen – und zwar beim Thema Vertragsmanagement. Denn schon lange stehen EntscheiderInnen unter Druck, immer neue regulatorische Anforderungen zu erfüllen – und in alle Verträge zu integrieren. Beispiel Datenschutzgrundverordnung: Hier gilt es, den regelkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten vertraglich sicherzustellen, im eigenen Unternehmen, aber auch mit Geschäftspartnern. Und hier tut sich oftmals die Herausforderung auf. Denn nahezu jeder Geschäftsbereich und jede Abteilung schließt eigene Verträge. Diese liegen dann in unterschiedlichen Systemen – oder sogar in Papierform ab. Niemand hat den Überblick. Hier droht ein Compliance-Problem, nicht nur in Sachen DSGVO.
Jetzt greifen viele Unternehmen schnell zu Vertragsmanagement (CLM)-Software, die einen Überblick verschaffen und das Problem rasch lösen soll. Grundsätzlich ist das genau die richtige Idee. Leider kaufen viele Unternehmen das falsche Tool – mit nicht unerheblichen negativen Folgen.
Vorsicht vor schwarzen Schafen, die schnell verkaufen wollen
Die Krux: Nicht jede Lösung ist für jedes Unternehmen geeignet. Manche benötigen komplexe Vorlagenverwaltung, andere erhalten den Großteil ihrer Verträge von Vertragspartnern. Manche brauchen Unterstützung bei der Vertragserstellung, andere vor allem eine zentrale Ablage.
Gleichzeitig ist das Angebot groß und unübersichtlich. Es gibt viele unterschiedliche CLM-Systeme, die ganz unterschiedliche Dinge können. Gleichzeitig gibt es – wie in jeder Branche – schwarze Schafe, die schicke Demos zeigen, rasche Abhilfe versprechen und schnell verkaufen wollen, ohne nach Bedürfnissen und Voraussetzungen zu fragen. Aktuell sehe ich, dass vor allem große Unternehmen darauf hereinfallen und sich rasch für teure Tools entscheiden, die gar nicht zu ihnen passen. Im schlimmsten Fall ist das Problem also nicht gelöst, Risiken bleiben und das Geld ist verschwendet.
Seriöse Anbieter fragen nach Ihrem Konzept
Wie es besser geht? Ich empfehle: Treten Sie einen Schritt zurück und kaufen nicht in Eile ein teures CLM-System. So würden Sie im normalen Alltag auch nicht vorgehen. Nehmen Sie sich die Zeit, zunächst zu klären, was Sie wirklich wollen. Sprechen Sie mit allen Abteilungen und vor allem mit der IT. Erstellen Sie ein dediziertes Anforderungsprofil und definieren Sie ein Target Operating Model. Klären Sie, welche Funktionen konkret gewünscht sind, wie bestehende Infrastruktur integriert werden kann, wie Mitarbeiter geschult, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten verteilt werden. Kurz: Sorgen Sie für ein prozessual-organisatorisches Konzept. Denn fehlt dies, bringt auch die beste Software wenig.
Und noch ein Tipp: Achten Sie auf seriöse Anbieter. Diese fragen Sie lange vor dem Kauf danach, was genau sie wollen und brauchen – und bieten Ihnen dann das passende Tool dazu an.
