Das Überlassen eines Firmenwagens auch zur privaten Nutzung ist unverändert ein beliebter Vergütungsbestandteil und ein Pluspunkt, um Mitarbeitende zu gewinnen. In Homeoffice-Zeiten sind allerdings auch für solche Lohnbestandteile besondere Auswirkungen zu beachten.
Grundsätzliche Regelungen
Die Privatnutzung des Firmenwagens stellt einen geldwerten Vorteil dar. Dieser ist entweder pauschal mit der Ein-Prozent-Methode oder mit der Fahrtenbuchmethode zu ermitteln. Sofern kein Fahrtenbuch geführt wird, kommen bei der Ein-Prozent-Methode für die Wege zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte monatlich pauschal 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges pro Entfernungskilometer hinzu.
Werden weniger als 15 Fahrten im Monat zur ersten Tätigkeitsstätte unternommen, so kann es vorteilhafter sein, anstelle der pauschalen Wertermittlung eine Einzelbewertung vorzunehmen. Hierbei sind die tatsächlichen Fahrten mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zu erfassen.
Eine Beispielrechnung: Eine Arbeitnehmerin verfügt über einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung. Dessen Bruttolistenpreis beträgt 100.000 Euro. Zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte liegen 35 Kilometer. In der Pauschalmethode sind für die Fahrten 0,03 Prozent von 100.000 Euro multipliziert mit 35 anzusetzen; in der Einzelbewertung sind es 0,002 Prozent von 100.000 Euro, multipliziert mit 35 und der jeweiligen Fahrtenzahl. So ergibt sich für einen Monat:
Man sieht: Bei 20 Fahrten zur Arbeitsstätte in einem Monat ist die Pauschalisierung günstiger als die Einzelbewertung. Bei 15 Fahrten sind die Summen identisch. Bei weniger als 15 Fahrten ist die Einzelbewertung vorteilhafter. Analog ist es bei kürzeren Strecken.
Unterjähriger Wechsel der Methode nur im Ausnahmefall
Wichtig dabei: Für die Berücksichtigung in der Lohnabrechnung verlangt der Fiskus eine einheitliche Behandlung im Kalenderjahr. Das bedeutet, nur bei einem Wechsel des Firmenwagens kann die Bewertungsmethode innerhalb des Jahres geändert werden. Außerdem hat der Arbeitgeber zu dokumentieren, an welchen Tagen der Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wurde. Hierfür muss der Arbeitgeber jeden Monat eine schriftliche Erklärung (mit Datumsangaben) des Mitarbeitenden einholen und diesen Beleg aufbewahren.
Für den Fall, dass der Arbeitgeber die Einzelbewertung in der Lohnabrechnung nicht umsetzt, können Mitarbeitende dies in ihrer persönlichen Steuererklärung nachholen.
Homeoffice kann den geldwerten Vorteil reduzieren
Wurde der Firmenwagen z. B. durch volle Homeoffice-Monate an weniger als insgesamt 180 Tagen im Jahr für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, dann kann eine Minderung des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils in Betracht kommen. Sozialversicherungsbeiträge, die auf eine erhöhte Firmenwagenbesteuerung entfallen, können dadurch allerdings nicht rückwirkend korrigiert werden – im Gegensatz zur Einzelbewertung bereits in der Lohnabrechnung, denn hier werden ein niedrigerer Arbeitslohn und dadurch auch geringere Beiträge zur Sozialversicherung berücksichtigt.
Daher sollten Mitarbeitende, die durchschnittlich an mehreren Tagen pro Woche im Homeoffice arbeiten, ihren Arbeitgeber entsprechend auf eine mögliche Umsetzung in der Lohnabrechnung ansprechen. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Einzelbewertung im Lohnsteuerabzugsverfahren anwenden, wenn der/die Arbeitnehmer:in dies verlangt und sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen dienstlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt.
